Le département des affaires sociales de la municipalité de Trelleborg a utilisé la plate-forme UiPath pour automatiser les processus de décision critiques en matière d’aide sociale.
Cette décision a considérablement réduit les temps de réponse du service, mais a surtout permis aux employés de fournir un service exceptionnel et d’aider les citoyens suédois à reprendre le contrôle de leur vie.
Ce département a pour mission d’aider les citoyens à retrouver leur autonomie. Cette mission n’a pas été toujours optimisée par les processus antérieurs, comme l’aurait voulu le ministère. Avant, les nouvelles demandes d’aide sociale pouvaient atteindre entre 8 jours et 20 jours avant d’être prise en compte par le département des affaires sociales.
Le problème était que pendant cette durée d’attente, le département n’a cessé d’être contacté par les Suédois qui voulaient avoir des informations concernant leur statut et qui avaient en plus de nouvelles demandes d’aide supplémentaires pour construire le processus. Les Suédois était trop inquiets et donc diminuaient fortement leur recherche d’emploi.
Pendant ce temps d’attente, les citoyens suédois ont continué à contacter le département soit pour s’enquérir de leur statut, soit pour demander une aide supplémentaire pour mener à bien le processus. Pire, ce temps d’attente signifiait que les citoyens passaient trop de temps à s’inquiéter de leur future décision au lieu de travailler activement pour trouver un nouvel emploi.
La mission des robots UiPath
Aujourd’hui un robot UiPath fonctionne une fois par jour, à la première heure le matin avant que les employés ne soient arrivés au bureau. Il récolte toutes les candidatures en ligne soumises au cours des dernières 24 heures, il effectue les calculs nécessaires à la prise de décision et, si la décision est favorable, génère un chèque. Le robot UiPath vérifie également si le demandeur d’aide sociale est actif en tant que demandeur d’emploi, et s’il remplit ainsi ses obligations en matière d’aide sociale. « Le robot UiPath fait les même tâches qu’un employé, mais il le fait beaucoup plus vite ».
Avec UiPath, le département a pu réduire le temps nécessaire aux employés pour traiter une demande. Avant il fallait trois à cinq minutes pour remplir les demandes, voir 17 minutes pour des demandes refusées. Mais maintenant il faut seulement 1 min au robot!
Les retours sur investissement ont été très intéressant car le robot a libéré du temps aux employés qui à pu être réaffecter à d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.
Source : UiPath.com
